Guía de uso

Bienvenido a la sección “Guía de Uso” de Repofarma. En esta sección ponemos a disposición de nuestros clientes sencillos videos, que guían al usuario a través de los diferentes paneles y utilidades, para que se familiarice con nuestra intuitiva herramienta Web.

Panel Principal

Bienvenido al panel principal de Repofarma.

Desde este panel privado podrás gestionar toda la información de producto de tu laboratorio, que se enviará de forma automática, tras la revisión del equipo de Repofarma, a los diferentes soportes donde se muestra la información.

Panel Principal

Es el momento pues, de comentar la información que nos proporciona y las distintas utilidades de nuestra cuenta Repofarma.

Primer Bloque

En el primer bloque podrás ver los datos de consumo y características de la cuenta: el número de sku o referencias, el tamaño de la base de datos, el tamaño de los archivos, el número de usuarios activos y los canales a los que le prestaremos atención más adelante. Respecto a las características de la cuenta podemos ver que disponemos de un registro de actividad, así como de la posibilidad de realizar copias de seguridad Time Layer y ,por supuesto, un canal de soporte Repofarma.

Segundo Bloque

En el segundo bloque podemos visualizar una gráfica de la evolución de la calidad de los datos de producto. Más adelante profundizaremos en este indicador.

Tercer Bloque

El tercer bloque de tablas muestra la información del número de categorías, que son fijas, el número de productos gestionados en la cuenta, el número de imágenes subidas a la plataforma y los archivos.

Últimos bloques

Los dos últimos bloques muestran los canales activos y el registro de las últimas acciones realizadas.

Productos

En la parte izquierda del panel encontrarás la pestaña de productos. Aquí podrás visualizar y modificar de diferentes formas la información, muy importante a la hora de gestionar el catálogo y que explicaremos con detalle más adelante. Verás que , una vez le des a la pestaña, tendrás tres tipos de vistas. El modo miniatura, el modo lista y el modo editable o excel, ideal para rellenar la información cómodamente.

Haciendo click sobre uno de los productos accederemos a su formulario para rellenar o modificar la información.

Categorías

En la siguiente pestaña podemos visualizar las categorías fijas de Repofarma que son las que se seleccionarán para cada uno de los productos

La categorización es en modo árbol con hasta 3 niveles.

Desde la parte superior se puede, desde acciones, exportar la información en Excel o CSV.

Informe de calidad

La pestaña de informe de calidad nos permite saber cómo de cumplimentada está la información de cada uno de los productos.

Punto de gran utilidad y que explicaremos en otro vídeo

Panel Imágenes

En la pestaña de imágenes podrás consultar, entre otras imágenes, las estandarizadas vinculadas a cada producto La gestión de subida de imágenes se realiza a través del equipo de Repofarma. En este punto podrás descargar las imágenes y hacer búsquedas y filtros con diferentes criterios.

Trabajando la información de producto

Existen tres formas de visualizar el contenido introducido en Sales Layer. Por defecto, en categorías se muestra un modo lista sin detalle de imagen, mientras que en el menú de Productos, por defecto, se muestra el modo que incluye miniaturas de los productos, aunque en cualquier caso podemos cambiar entre el modo miniatura, lista o el editable.

Centrándonos en la información que vemos en el modo imágenes en miniatura, uno de los primeros datos que llaman la atención es el de Quality Score o porcentaje de completitud de la información: cuántos campos de los que tenemos en el formulario de cada producto están completos. Se trata de un tema importante en el que profundizaremos en el apartado del informe de calidad.

Además, podemos ver el estado del producto y cambiarlo entre tres estados: visible, invisible y borrador. Básicamente, en borrador está el producto que todavía no tiene la información lista, visible es el que está ya listo para publicación, e invisible puede usarse para productos que se apartan por distintos motivos, como por haber sido descatalogados temporalmente.

Aunque no todas aparecen inicialmente, hay varias opciones importantes de filtrado en esta sección. Así, podemos filtrar por orden alfabético, por orden de Quality Score, o por usuario que ha insertado los productos, entre otros filtros. Vistos los dos modos, queda un tercero llamado modo editable y que nuestros usuarios conocen como modo Excel. Su ventaja es doble: permite ver el contenido de la base de datos de manera personalizada, eligiendo qué columnas queremos mostrar y cuáles no, pero también permite editar el contenido de varios productos a la vez.

Modo “Editable” en la tabla de Productos

Para hacer más cómodo el uso del modo Excel, es posible crear vistas predeterminadas que quedarán guardadas para que las utilices cuando lo desees sin tener que volver a filtrar por columnas. Para conservar una primera vista predeterminada tienes que clicar en el botón Predeterminada y elegir la opción Modificar columnas.

Este será el momento de elegir qué columnas mostrar. De esta forma podremos simplificar el contenido, filtrando las columnas para que puedas trabajar de la manera más rápida y eficaz. También es posible seleccionar una columna fija para filtrar en orden alfabético y elegir el tamaño de la tabla gracias al botón Ampliar/Reducir.

Estas vistas son personalizables por el usuario. Cada usuario puede ver y acceder a las que haya guardado personalmente, pero no a las de los demás. Esto permite trabajar de forma independiente al resto de usuarios sin interferencias.

También podemos filtrar utilizando el Buscador con búsquedas específicas por campo o preconfiguradas

BOTÓN ACCIONES

El desplegable de acciones permite, entre otras opciones, descargar la información de los productos en Excel para trabajar la información de producto en el propio Excel. También podemos hacer cambios de categoría masivos y del estado de los productos seleccionados. Todos los cambios masivos aplican sobre los productos seleccionados. Si optamos por seleccionar todo, lo haremos sobre todos los que se encuentran en la página.Hay que tener muy en cuenta esto, porque si no seleccionamos nada, haremos el cambio sobre todos los productos de nuestra cuenta. El lugar principal para trabajar con la información de un producto es su formulario, al que accedemos clicando sobre el nombre del producto en modo lista o en modo imagen.

En este panel se puede modificar la información de producto, que automáticamente, tras la revisión del equipo de Repofarma, se mostrará en las diferentes plataformas.

Se puede observar diferentes campos sombreados en gris que son los campos no editables y los campos con fondo blanco que son los que se deben rellenar con la información más precisa posible.

Existen diferentes tipos de campos como el Código Nacional, EAN y Tax (Tipo de IVA) que son numéricos y campos como Descripción Corta, Descripción Larga, Indicaciones, Posología, entre otros,que son alfanuméricos.

En el caso de la categorización, al hacer click sobre el campo se desplegará el listado de categorías fijas y se podrá seleccionar una de ellas, siendo importante que sea lo más concreta posible.

Por último, se pueden visualizar las imágenes asociadas al producto. En el caso de requerir una modificación deberás contactar con el soporte de Repofarma.

Informe de calidad

La calidad de la información es clave a la hora de publicar en cualquier lugar para no dejarnos información imprescindible que haga que nuestros productos queden incompletos.

Aunque desde los modos de listado de productos ya es posible controlar el porcentaje de completitud o Quality Score, hay una sección específica en la plataforma, bajo el nombre de Informe de Calidad para controlar más cómodamente la calidad del producto.

Como ves, al entrar en el Informe de Calidad primero tenemos acceso a un resumen que se inicia con un vistazo general al estado de los productos en la cuenta, incluyendo la actividad realizada en Repofarma.

Si accedemos a tablas, empezamos a tener información muy concreta y útil: vemos un listado de campos y cuántos productos los tienen completados en porcentaje.

La utilidad lógicamente no queda ahí: si hacemos clic sobre uno de los campos, podemos acudir al listado concreto de productos que no lo tienen completo. Ahí podríamos trabajarlo uno a uno, o incluso con varios a la vez: activamos el Modo Excel y ahí solo tendríamos que personalizar los campos a mostrar y así completar todos los vacíos cómodamente.

Seguridad: control de cambios y Time Layer

Una parte esencial en la plataforma es asegurar que no se pierde información y que los cambios que se produzcan están perfectamente controlados. Teniendo en cuenta que pueden haber varios usuarios trabajando,, es importante que sepamos quién ha realizado las modificaciones y, en el caso de haber realizado acciones que queramos revertir, poder acceder a una copia de seguridad anterior.

Empezando por una de las formas más útiles para controlar qué ha cambiado en un producto, es posible ver los cambios que se han realizado en sus campos yendo a Acciones > Ver Editores. Como puedes apreciar, en la parte izquierda vemos un apartado donde queda indicado por horas y días los cambios realizados. Se trata de un registro de campos modificados por cada usuario e incluso permite la opción de Recuperar un estado anterior. Una vez controlada la supervisión, podemos darle de nuevo a Acciones > Ocultar editores para esconder esa información.

Existe un registro de actividad más general disponible en Actividad Reciente, accesible desde el botón en la esquina superior derecha. Si vamos ahí, podemos ver un desglose de la actividad realizada por el usuario,, en el que podemos mostrar más o menos acciones. Desde aquí también es posible tanto crear un punto de restauración de copia de seguridad —llamado Time Layer—, como recuperarlo.

Sobre esto, hay algunas consideraciones a tener en cuenta:

  • Repofarma realiza copias automáticamente cuando se hacen actividades que entiende que comprometen mucha información de producto, siempre que ese día no se haya hecho una copia.
  • Es posible forzar que se haga una copia de seguridad en cualquier momento, con el matiz lógico de que debe haberse realizado algún cambio desde la última copia.
  • Hay que tener en cuenta las limitaciones de espacio: almacenamos un número máximo de copias de seguridad durante un tiempo limitado. El número máximo es de 30 copias en 30 días. Si realizas más, se borrarán las anteriores, igual que a medida que se supera ese plazo se irán borrando y reemplazando por copias nuevas.
Gracias a Time Layer, si en un momento dado se ha perdido información importante de varios productos y consideras que es mejor volver atrás, tienes la opción de volver a un punto anterior de los generados. Hay que hacer una salvedad relevante: una vez en ese punto, estarás ahí a todos los efectos. No habrá posibilidad de volver a ningún punto de restauración posterior